Hjemmekontorforskriften oppdateres – hvordan påvirker det din bedrift?
Regjeringen har fastsatt endringene i «FOR-2002-07-05 nr. 715: Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem», og disse blir gjeldene fra 1. juli 2022.
Kort oppsummert omfatter endringene følgende:
en tydeliggjøring av når forskriften gjelder
et unntak fra kravet til skriftlig avtale der hjemmearbeid skyldes pålegg eller anbefaling fra myndighetene
en tydeliggjøring av at krav til det psykososiale arbeidsmiljøet også gjelder når arbeidstakeren jobber hjemmefra
at Arbeidstilsynet gis myndighet til å føre tilsyn med forskriften
at de samme reglene for arbeidstid skal gjelde ved hjemmekontor som ved arbeid på arbeidsplassen
Krav om skriftlig avtale om hjemmekontor
Hjemmekontorforskriften krever at det foreligger en skriftlig avtale for arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem. Det er unntak fra dette avtalefestede kravet når det gjelder midlertidige, sporadisk behov for hjemmekontor, eller hvis hjemmearbeidet skyldes pålegg eller anbefaling fra myndighetene. Arbeidsgiver kan i slike tilfeller i stedet gi informasjon etter drøftinger med tillitsvalgte.
Har man derimot en ordning der ansatte har hjemmekontor f.eks. 1 til 2 dager i uken, krever forskriften at det foreligger en skriftlig avtale om hjemmekontorordning.
Hvordan skal arbeidsgiver i praksis løse avtalekravet på beste måte? Det anbefales at bedriften lager en generell ordning for alle ansatte som inneholder et sett av bestemmelser som gjelder hjemmekontorordningen. Da etablerer man en mekanisme for å tilslutte seg avtalen, slik at arbeidsgiver kan avtale hjemmekontor via f.eks. e-post ved å vise til virksomhetens bestemmelser for hjemmekontor. Når man standardiserer vilkårene på denne måten, og ved å vise til disse når man inngår avtaler om hjemmekontor, har man gjort det som kreves for å ha en god nok avtale.
Avtale om generell hjemmekontorordning bør inneholde:
Omfang: Omfanget av hjemmearbeidet, f.eks. inntil 2 dager i uken
Arbeidstid: Arbeidstid for hjemmearbeidet skal avtales på samme måte som arbeid ellers
Tilgjengelighet: Eventuelt bestemmelser om når arbeidstakeren skal være tilgjengelig for arbeidsgiver
Varighet: Avklare forventet varighet hvis ordningen er midlertidig
Oppsigelsesrett: Bestemmelser om adgangen til å si opp hjemmekontoravtalen, inkl. oppsigelsesfrister på dette
Prøvetid: Presisering av prøvetid for hjemmearbeidsordningen, hvis det er aktuelt
Utstyr: Beskrive hvem som besørger hjemmekontor-utstyr, samt drift og vedlikehold av dette
Taushetsplikt: Spesielle krav til taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter (informasjonssikkerhet utenfor kontoret når det gjelder hjemmearbeid)
Det er viktig å presisere at arbeidstakere ikke kan kreve hjemmekontor, da forskriften ikke regulerer hverken rett for en arbeidstaker til å kreve hjemmekontor eller arbeidsgivers mulighet til å pålegge hjemmekontor. Og arbeidstakere kan altså ikke jobbe fra hjemmekontor uten at en avtale om hjemmekontor ligger til grunn. Skulle en arbeidstaker uten avtale om hjemmekontor likevel jobbe fast hjemmefra, bryter vedkommende plikten om arbeidssted (som står i kontrakten). Husk derfor å oppdatere arbeidskontrakten ved å justere arbeidsted hvis man lager en generell avtale om hjemmekontor i virksomheten.
Arbeidsgiver kan velge å legge inn oppsigelsesrett på hjemmekontor i den generelle hjemmekontor-avtalen. Det innebærer at hvis man har en medarbeider som viser seg å ikke beherske selvledelse fra hjemmekontor, kan vedkommende miste retten til å jobbe fra hjemmekontor. Individuelle avtaler om hjemmekontor kan altså sies opp separat ved å benytte arbeidsgivers styringsrett.
Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet
Forskriften omhandler også tydeliggjøringen av kravene til det psykososiale arbeidsmiljøet når arbeidstakere jobber hjemmefra. Arbeidsgiver er fremdeles ansvarlig for at det er et forsvarlig psykososialt miljø. Dette kan innebære at ledere bør ha en tettere kontakt med sine medarbeidere på hjemmekontor for å sikre at de har det bra på jobb, at de opplever arbeidet som meningsfullt og at de føler seg sett og hørt.
Tilsyn med hjemmekontorforskriften
En av endringene i hjemmekontorforskriften, er at det nå er tydeliggjort at Arbeidstilsynet kan føre tilsyn med etterlevelsen av den. Dette betyr ikke at Arbeidstilsynet kan dra hjem til ansatte, og det kan heller ikke arbeidsgiver gjøre (uten først å være invitert). I praksis betyr denne tilsynsmuligheten at Arbeidstilsynet kan undersøke om bedriften har skriftlige avtaler om bruk av hjemmekontor, at avtalene inneholder det som kreves. Arbeidstilsynet kan også føre tilsyn ift. om arbeidsgiver har interkontroll knyttet til hjemmekontor. Internkontrollplikten må man som arbeidsgiver følge opp, f.eks. ved hjelp av en egenerklæring og at man stiller helt sentrale spørsmål om hjemmekontorordningen når man gjennomfører internkontrollrunden.
Vi hjelper deg med å sette opp hjemmekontor-avtale
Ønsker du råd omkring hjemmekontorordning eller hjelp til å sette opp en generell avtale om hjemmekontorordning for din bedrift, ta gjerne kontakt med oss på post@ilico.no, så hjelper vi deg.