Hjemmekontor versjon 2.0 og tips til kulturbygging
I høst og vinter har de fleste bedrifter diskutert hvordan de skal gjøre det fremover med hjemmekontor.
Hvilke erfaringer har de etter nær to år med covid og hjemmekontor? Ønsker de at alle ansatte skal være på kontoret, eller ønsker de en hybridløsning? Og hvordan skal de gjøre det? Skal det være faste dager, eller skal ansatte søke på forhånd? Noen virksomheter har til og med vurdert det dithen at ingen ansatte trenger å være på kontoret, de ønsker at alle skal jobbe hjemmefra. Mange har til og med fått med seg at en slik ordning krever at det formaliseres i henhold til hjemmekontorforskriften.
Desember - plutselig sto vi midt oppi pålagt hjemmekontor igjen, og alle kollegaene var sendt på hjemmekontor. Hva skjedde med praten rundt kaffemaskinen og latteren i gangene? Hvor var alle kollegaene blitt av? Jo de var byttet ut med kjøkkenbordet og det litt kalde gjesterommet. Det som var annerledes denne gangen var at vi hadde erfaring med hjemmekontor. Nå var det bare å rydde plass på kjøkkenbordet, rigge opp en skjerm midt i stua og logge oss på Teams, Zoom, Google meet eller hva man nå enn bruker. Så var vi her igjen.
Det finnes flere leire i hjemmekontorverden, noen elsker det, mens andre hater det og endel som er både og. Men hva gjør det med oss?
I henhold til forskningsrapporter, så forbindes hjemmekontor med positive faktorer som:
Høyere opplevd kontroll over mulighet til å ta beslutninger
Større mulighet for å arbeide selvstendig, og gir rom for utvikling
Opplever større tilknytning til virksomheten gjennom tilliten som man gis
Tillit og selvstendighet som øker engasjementet
Opplever større mulighet til å balansere arbeidsliv og hjemmesituasjonen
Mer positivt humør
Mindre stress
Lettere å komme tilbake fra sykemelding, kan koble seg på digitalt
Men det er ikke bare positive faktorer som rapporteres. Det er også blitt rapportert og funnet endel negative faktorer, og spesielt hvis det ikke avklares forventninger til den ansatte og dens roller og ansvar, da vil dette kunne medføre en rekke negative arbeidsfaktorer. I tillegg rapporteres det om at veldig mange savner kolleger i hverdagen. Og om man ikke har en godt tilrettelagt arbeidsplass hjemme (eksempelvis kjøkkenbordet), er det svært uheldig over tid. Kravet om å være tilgjengelig ut over vanlig arbeidstid er den faktoren som vil påvirke mest negativt, og vil kunne medføre blant annet:
Helseplager
Stress
Lavere tilknytning til virksomheten
Intensjon om å slutte i jobben
Lavere engasjement
Men ingen av disse faktorene vil ha vedvarende negativ virkning. Så fjerner man den negative faktoren som hjemmekontor er, vil det raskt påvirke den ansattes opplevelse i en positiv retning..
Hvis virksomheten skal ha hjemmekontor fremover når det ikke er unntakstilstand, er det en del formelle krav man må forholde seg til. Det krever også mer av lederne, og en annen type ledelse enn når man sitter sammen på kontoret. Men jeg skal ikke gå inn på dette i denne artikkelen.
Men hvordan skal vi så bygge kultur internt i virksomheten når alle sitter spredt rundt om på hjemmekontor, og er det mulig?
Ja, det er mulig! Vi er alle kulturbærere og påvirker kulturen i virksomheten. Lederen er en rollemodell for kulturen, men alle medarbeidere er rollemodeller for hverandre og nyansatte. Vi bygger kultur gjennom måten vi agerer, kommuniserer og oppfører oss på. Dette gjør vi også digitalt. Så alt vi som virksomhet gjør er med på å bygge kultur. Det handler om måten vi kommuniserer internt og eksternt på. Hvordan vi starter Teams-møter, starter vi de tidsnok? Venter vi på tur når noen snakker? Rekker vi opp hånden? Avbryter vi hverandre? Opptredenen vår i det digitale møterommet er med på å bygge kultur. Det er mer utfordrende når vi ikke kan lese kroppsspråket til andre mennesker og korrigere hverandre når vi er sammen. Hva kan vi gjøre når vi nå igjen er på hjemmekontor? Her kommer noen forslag.
Digitale møteplasser
Etabler digitale møteplasser. Disse kan etableres avdelingsvis eller i mindre grupper, men det viktigste er at ansatte samles for jevnlige møter og uformelle samtaler. Hensikten er at alle er litt oppdatert på hva teamet jobber med, og har et kontaktpunkt i løpet av uken. Vi må erstatte kaffepraten og samtalene i heisen.
Sosiale happenings
Når man ikke kan gjennomføre fysiske sosiale arrangementer, må vi planlegge og etablere sosiale møteplasser. Det kan være for hele teamet, avdelingen eller virksomheten. Sosiale arrangementer kan for eksempel være fredagskaffe, felles lunsj, musikkquiz, kahoot eller et tegnekurs. Ulike ting vil engasjere ulike grupper og derfor anbefaler vi å variere, og la gjerne ansatte komme med tips og få ansvar for gjennomføringen.
Individuell oppfølging
Inviter alle ansatte som du leder til individuelle oppfølgingssamtaler ukentlig. Disse samtalene bør omhandle hvordan den ansatte har det, hvordan det går med arbeidsoppgavene og om det er noe man som leder kan bidra med. Når alle jobber digitalt er det viktig å være tett på, og det er leder sitt ansvar. Skap forutsigbarhet for ansatte i en usikker situasjon.
Jobbstrekk
Alle trenger å ta en liten pause fra arbeidet i løpet av en arbeidsdag. Tilby gjerne jobbstrekk eller yoga for at ansatte skal få bevegelse i kroppen og forhindre fysiske plager og utbrenthet. Det kan også være en ide å gjennomføre en kort styrkeøkt i løpet av arbeidsdagen. De fleste arbeidstakere sitter ikke like godt på hjemmekontor og dårlig tilrettelagt arbeidsplass kan påvirke helsen vår negativt. Korte avbrekk med noen tøyeøvelser, fokus på pusten eller litt styrketrening kan forhindre dette.
Felles opplevelser
Felles opplevelser skaper samhold, tilhørighet og engasjement. Skap disse digitalt når alle er spredt rundt på hjemmekontor. Det er faktisk enda viktigere når noen er på kontoret og noen hjemme. Felles opplevelser kan være at alle ansatte får tilsendt samme boken, deltar på en konkurranse, bedriften sender samme mat eller drikke hjem til ansatte, og alle får da en felles opplevelser som engasjerer og gir en noe å snakke om.
Uansett hva man gjør, er det viktig at man som ansatt og som arbeidsgiver gjør noe aktivt nå. Hvis man venter og tenker at man skal gjøre alt det hyggelige når dette er over, så er det kanskje for sent og det ender kanskje med at man mistet noen ansatte før man har rukket å gjøre noe. Kultur kan absolutt bygges digitalt, man må bare være litt mer kreativ.
Lykke til.
Ta gjerne kontakt med meg eller noen av mine flinke kolleger om du har lyst på en prat.
Anne Jahr Hegdahl
Daglig leder ilico
