Møtemani: Når ble jobben din å snakke om jobben?
Møter. Vi elsker dem. Vi hater dem. Vi sitter i dem – hele dagen. Noen ganger lurer vi på når vi egentlig skal ha tid til å gjøre selve jobben.
Kalenderen fylles opp raskere enn du rekker å drikke morgenkaffen, og plutselig er det fredag, og den eneste synlige verdiskapningen er et Google Docs-notat fylt med løse punkter. Hvordan havnet vi her? Og enda viktigere: Hvordan slipper vi unna?
Når møter tar over arbeidsdagen
Møter er ment å være effektive verktøy for samarbeid, men la oss være ærlige: Mange møter føles mer som et ritual enn en nødvendighet. De fleste har opplevd å delta i møter som kunne vært en e-post – eller enda verre, et møte hvor ingen helt vet hvorfor de er der.
Ifølge undersøkelser bruker ansatte i snitt én hel arbeidsdag i uken på møter. For ledere er tallet ofte dobbelt så høyt. Ironisk nok har vi ofte møter om hvordan vi kan jobbe mer effektivt – i et møte.
Hva er det som gjør møter så ineffektive?
For mange deltakere: Hvis halve bedriften er til stede, blir møtet ofte en blanding av passiv lytting og småprat.
Manglende agenda: Et møte uten en tydelig plan blir raskt en samtale uten retning.
For lange møter: Når et møte varer mer enn en time, er det som å be hjernen om å sjekke ut halvveis.
Beslutninger som aldri tas: Møtet ender ofte med «Vi tar det i neste møte» – og så starter syklusen på nytt.
Hvordan få tilbake tiden din
Dersom du er møtesliten, er du ikke alene. Heldigvis finnes det løsninger:
Avklar om møtet virkelig er nødvendig. Kan det løses på e-post, en kjapp telefonsamtale eller en Slack-melding? Hvis ja, dropp møtet.
Sett en klar agenda. Hva er formålet med møtet, og hva skal besluttes? Del agendaen på forhånd, så alle møter forberedt.
Inviter færre folk. Trenger virkelig alle å være med? Hvis ikke, la folk bruke tiden sin mer produktivt.
Hold det kort. Mange møter kunne vært ferdige på 20 minutter. Prøv å kutte ned på unødvendig prat.
Bruk en tydelig møteavslutning. Definer neste steg og hvem som har ansvar for hva. Hvis ingen går ut av møtet med en konkret oppgave, var det sannsynligvis bortkastet tid.
Møter – et nødvendig onde eller en mulighet?
Møter i seg selv er ikke problemet – ineffektive møter er det. Når de brukes riktig, kan de være et fantastisk verktøy for samarbeid, innovasjon og beslutningstaking. Men hvis arbeidsdagen din føles som et langt Teams-maraton, kan det være på tide å ta grep.
Så neste gang noen sender deg en møteinvitasjon uten agenda, våg å stille spørsmålet: Trenger vi egentlig dette møtet? Kanskje svaret gir deg en ekstra time til faktisk å få gjort noe.